Making Change Happen als sparring partner voor zorgmanagers
Het LangeLand is het enige ziekenhuis in Zoetermeer en telt zo’n 220 bedden. Making Change Happen werkt hier samen met twee zorgmanagers. Zij hebben beide een intensieve, complexe taak die bestaat uit operationeel management, personeelsmanagement, tactisch-strategisch én financieel management van hun units. Beide zorgmanagers leiden een aantal afdelingen met een totaal van zo’n 80 à 90 medewerkers. Via de telefoon geven de zorgmanagers Sanne van Zwol en Sandra Maat toelichting op hun samenwerking met Making Change Happen.
Brandjes blussen
Zo’n twee jaar geleden startte Sanne van Zwol in het LangeLand. Ze werd zorgmanager van de afdelingen Acute zorg, de CCU (hartbewaking), de IC (intensieve care) en de SEH (Spoed Eisende Hulp). Haar werk verzandde snel in dagelijks leidinggeven en het blussen van brandjes. Hierdoor bleven andere zaken, zoals het strategische werk, liggen.
Persoonlijk leiderschapstraject
Sanne ging – eigenlijk zonder dat ze een concrete hulpvraag had – actief op zoek naar iemand die haar kon helpen om de problemen op te lossen waar ze als manager tegenaan liep. Hélène had op dat moment nog geen ervaring in de zorg, maar de vragen die ze stelde tijdens het eerste kennismakingsgesprek en het feit ze perfect leek te begrijpen wat er aan de hand was, gaven voldoende vertrouwen om te starten.
Samen stippelden ze een inhoudelijk traject uit met een deel persoonlijke leiderschapscoaching en een deel ‘team’. Onderdeel van het persoonlijk leiderschapstraject is om met behulp van MBTI uit te zoeken wat voor type leidinggevende de manager is. Een goede eyeopener volgens Sanne. “Je snapt ineens hoe het komt dat je met sommige mensen altijd goed kunt samenwerken en waarom je op anderen wat ‘allergisch’ reageert. De methode geeft daarnaast heel concreet aan wat je sterke punten zijn als manager en waar je valkuilen zitten. Hélène is daarbij een hele praktische coach. Ze coacht niet alleen aan de hand van technieken maar is zelf ook jarenlang manager geweest, ze kent dus als geen ander de uitdagingen uit de praktijk”
Hectische periode, bewust gezocht naar hulp
Sandra, die halverwege 2020 startte met Making Change Happen vertelt een soortgelijk verhaal. Deze voormalig ambulance- en SEH-verpleegkundige met bovendien ervaring als stafmedewerker Kwaliteit & Veiligheid werd zorgmanager van een drietal afdelingen in het LangeLand Ziekenhuis. Sinds juli 2019 is ze zorgmanager van de beschouwende vloer: de afdelingen Cardio, Interne, Neuro-long en sinds 2020 is daar ook nog de COVID-afdeling bijgekomen. Juist in deze hectische periode heeft ze bewust gezocht naar hulp. Naast een interne herindeling van de kliniek moesten er afdelingen verhuizen en samengevoegd worden. Deze veranderingen, nog eens extra versterkt door het feit dat veel functies en de inhoud van zorg de laatste jaren erg zijn veranderd, zorgden voor onrust en weerstand. Tel daar ook nog eens de extra stress en uitval vanwege COVID bij op en je staat voor een enorme uitdaging. Op aanraden van Sanne is Sandra aan de slag gegaan met Making Change Happen. Ook Sandra start met persoonlijke leiderschapscoaching. En ook bij Sandra levert het direct waardevolle inzichten op: “Hoe sta ik in mijn functie? Wat heb ik als zorgmanager nodig? Wat zijn mijn uitdagingen?”
Why, How, What?
Na deze eerste sessies maken beide zorgmanagers samen met Making Change Happen een begin met het bepalen van de ‘Why’, de ‘How’ en de ‘What’ van hun afdelingen. Eerst individueel en daarna samen met de teams. (Voor wie meer wil weten over Simon Sinek’s ‘Start with why’, volg deze link).
Juist deze teamsessies zijn heel waardevol. “Er wordt eindelijk geluisterd”, is een veelgehoorde opmerking uit de verschillende teams. In het verleden zijn er bij veel afdelingen al meerdere verandertrajecten opgestart, waardoor er bij de ervaren teamleden redelijk wat weerstand is ontstaan tegen zulke initiatieven: ‘Been there, done that’.
Het feit dat het in dit geval geen eenmalig initiatief is, maar dat processen voor de lange duur worden ingezet, geven de teams veel vertrouwen. Vooral ook het in teamverband nadenken over de ‘Why’, de ‘How’ en de ‘What’ en het DNA van de afdeling wordt heel positief ontvangen. Er samen aan werken, daadwerkelijk je invloed kunnen uitoefenen en de waardering voelen die er is voor de eigen input, dat zijn zaken die voor de teams echt heel waardevol zijn.
Verschil wordt zichtbaar
Beide zorgmanagers en hun teams zien daadwerkelijk verschil. De zorgteams groeien meer naar elkaar toe en onderlinge samenwerking tussen de verschillende teams loopt aanzienlijk beter. Ook in hun manier van managen merken ze de toegevoegde waarde van de inzet van Making Change Happen. Sanne noemt het feit dat haar persoonlijke leiderschapsstijl heel duidelijk is. “Practice what you preach, dat is op mij wel van toepassing. Maar ik kwam er dankzij Hélène achter dat alles maar één keer duidelijk zeggen echt niet voldoende is. Ik moet op veel meer momenten en op verschillende manieren communiceren over bepaalde zaken. Dus maak ik nu gebruik van een dienststart en blijf ik heel veel herhalen, bijvoorbeeld in de nieuwsbrief die ik nu schrijf voor de teams.”
Van start met performance- en talentdialogen
Na de why-how-what-sessies zijn beide zorgmanagers samen met Making Change Happen van start gegaan met performance- en talentdialogen. In een ideale wereld zouden zorgmanager en personeel elkaar 2 à 3 keer per jaar op deze manier spreken. Het blijkt dat dat de zorgmanagers die allebei zo’n 90 medewerkers onder hun hoede hebben, (nog) niet lukt. Het is wel waar ze de komende tijd naar toe werken, met behulp van de inzet van ervaren medewerkers en een teamleider. Kortom, de start is gemaakt en de gesprekken zijn waardevol. Zowel voor personeel als de managers.
Neuzen dezelfde kant op
Een goed verandertraject kost tijd, zo ook in dit geval. Maar de managers merken wel dat er weer meer initiatief is om nieuwe dingen op te pakken. De stevige basis die is gelegd tijdens de sessies waarin cultuurwaarden, missie en doelen zijn opgesteld, blijkt daadwerkelijk een goed fundament om op te kunnen bouwen. Het werkt bijna als een soort mantra … de teams komen nu altijd weer terug op de weg die ze gezamenlijk zijn ingeslagen. Zo blijven zelfs in deze uitdagende coronatijd de neuzen goed dezelfde kant op staan.
Sparring partner
Making Change Happen speelt hierbij voor beide zorgmanagers een belangrijke rol. Sanne merkt op dat de stok achter de deur van de wekelijkse afspraak met Hélène haar echt helpt om uit de ‘operationele waan van de dag’ te stappen. Ze wordt gedwongen om te prioriteren, om te blijven werken aan de veranderprocessen die zijn ingezet. “Hélène heeft zelf een helikopterblik, dit helpt mij om ook het overzicht te behouden. Ze zorgt ervoor dat we vooruit blijven gaan.” Ook Sandra merkt op dat het echt van belang is om wekelijks contact te hebben. “Tijdens de wekelijkse sessies kan ik heel concreet advies vragen over dingen waar ik als manager tegen aanloop. Hélène leert me om zulke zaken als een uitdaging te zien en geeft me inzicht in de manager die ik ben. Ze is een sparring partner met veel inhoudelijke kennis. Bovendien is ze oprecht betrokken en het feit dat ze er ook voor mij persoonlijk is, is een enorme steun in de rug.”